وبلاگ

۳- منابع خروجی

همان گونه که قبلاً ذکر گردید؛ هدف هر سازمان تولید محصول یا خدماتی می‌باشد که نوع این محصول یا خدمات و دریافت کنندگان آن به ماهیت سازمان و رسالت آن بستگی دارد. در رابطه با دریافت کنندگان منابع خروجی سازمان، چهار گروه عمده را می توان در نظر گرفت:

الف) دانش آموزان: نوعاً در قبال پرداخت هزینه تحصیلی خدمات دریافت می‌کنند (بدیهی است در مؤسسات خیریه و سازمان های دولتی از دریافت کننده کالا یا خدمات وجهی دریافت نمی کنند).

ب) مالکین یا سهام داران: ‌در مورد سازمان های انتفاعی، مالکین یا سهام داران انتظار دارند، در قبال عملیات سازمان سود دریافت نمایند. ‌در مورد سازمان های غیرانتفاعی رضایت این گروه وقتی تأمین می‌گردد که بدانند کمک مالی آن ها در جهت آرمان سازمان صرف می شود.

ج) کارکنان: کارکنان سازمان در اِزاء کمک و نقشی که در سازمان دارند، انتظار دریافت مزد یا پاداش مالی و غیر مالی (مانند رضایت شغلی) دارند.

د) جامعه: جامعه نیز ممکن است در قبال منابع تولید شده توسط سازمان منتفع شود. این نفع ممکن است به صورت ثروتی باشد که تولید و در جامعه وارد شده باشد و یا به صورت مزایایی باشد که از طریق خدمات ارائه شده توسط سازمان به جامعه باز می‌گردد (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).

صاحب‌نظران سیستم های اطلاعات مدیریت معتقدند، سه نوع اطلاعات برای سطوح مدیریت مورد نیاز است:

۱- اطلاعات جهت برنامه ریزی کلان

۲- اطلاعات جهت سازماندهی و اجرا

۳- اطلاعات جهت کنترل و رهبری (مک لوید^[۴۶]، ۱۳۷۸).

نقش سیستم‌های اطلاعات مدیریت در سازمان

• • جایگزین کردن سرمایه بجای نیروی انسانی

• • به ‌عنوان یک فناوری هماهنگ کننده

• • کسب اطلاعات بهنگام و به موقع

• • بهبود عملیات سازمان

• • توانایی انجام محاسباتی که قبلاً مُیسر نبوده

• • کاهش فعالیت ها و کارهای دفتری

• • بهبود در کیفیت و دقت در کارها

• • بهبود تصمیم گیری

• • ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح مؤسسه‌

• • بهبود خدمات به مخاطبان

• • ایجاد پیوند بین مخاطبان و تدارک کنندگان خدمات آموزشی

• • کاهش زمان فرایند کار

• • پشتیبانی از استراتژی های سازمان (یا مدارس)

• • ایجاد رقابت با سایر سازمان‌ها

• • بهبود طراحی مجدد فرایند های کار

• سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات (واتسون^[۴۷]، ۱۳۸۵).

انبوه اطلاعاتی که در پایگاه های داده سازمان‌ها، ذخیره می‌گردد، اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران، بی معنی و غیرقابل استفاده می‌شوند. این بی نظمی در حجم انبوه اطلاعات، نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی برای استفاده هر چه بیشتر از آن دارد.

سیستم های اطلاعاتی ریشه در تصاویر غارها دارند. در این تصاویر مشاهده شده است که اعضای یک قبیله با بهره گرفتن از این سیستم های بسیار اولیه، داد و سِتدهای خود را انجام می‌دادند. وقتی میزان داد و ستدها اندک و تعداد افرادی که با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، انگشت شمار باشد، می توان کارها را با بهره گرفتن از این روش ها انجام داد، اما چنانچه میزان معاملات افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیت ها درگیر شوند، سیستم های مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد (بهان و هلمز^[۴۸]، ۱۳۷۷).

سیستم اطلاعات و مدیریت اطلاعات

باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند. مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می‌کند لیکن سیستم های اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش، اشاعه و استفاده از اطلاعات است. این مسأله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان و اهداف را در استفاده از فن‌آوری، ارزش‌ها و معیارهایی که در این انتخاب به کار می رود، بیان می‌دارد. همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به اهداف بوده اند یا خیر را در بر می‌گیرد، در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات، ارتقاء کارایی سازمان از طریق تقویت توانایی‌های آن برای برآورد نیازهای درونی و برونی در یک وضعیت فعال، پویا و تثبیت شده است. امروزه مدیران، ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستم های اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می‌دهند. در میان سرمایه های یک سازمان اَعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات؛ اطلاعات، با ارزش ترین آن ها‌ است و این مسـأله ‌به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی و محیطی از طریق اطلاعات توجیه می‌شوند. اطلاعات ممکن است به صورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد و امتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند یا زمینه‌های رقابت را بین سازمان ها تغییر دهد، همچنین می‌تواند زمینه‌های رقابت را بین سازمان‌ها گسترش داده و یا صنایع را متحول سازد و فرصت های جدید بازرگانی برای آن ها پدید آورد (بهان و هلمز^[۴۹]، ۱۳۷۷).

یک سازمان باید بنحوی سیستم اطلاعاتی را ایجاد کند که قادر باشد بیشتر نیازهای اطلاعاتی درون سازمان را، برآورده سازد. چنین سیستم اشتراکی، فواید ذیل را در بر خواهد داشت:

الف) کاهش کارهای تکراری در نگهداری پایگاه های اطلاعاتی.

ب) ارائه داده های دقیق تر (زیرا داده ها دریک محل نگهداری می‌شوند و فقط نیاز است که روز آمد شوند).

ج) ایجاد ارتباطات بهتر درون سازمانی به طوری که هر فرد به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشد.

د) برخورد هماهنگ با نیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی^[۵۰]، ۱۳۸۰).

سیستم های اطلاعاتی و رایانه ها

توسعه علوم مرتبط به رایانه ها چه از بُعد سخت افزاری وچه از بُعد نرم‌افزاری نقش بسزایی در توسعه سیستم های اطلاعاتی برای پردازشِ اطلاعات فراهم ساخته است. برای بررسی چگونگی گسترش سیستم های اطلاعاتی باید نسل ها و دوره های پیشرفت رایانه ها را در نظر داشت. عموما ً‌رایانه ها را به طور کلی به پنج نسل تقسیم بندی کرده‌اند: سه نسل اول رایانه‌ از طریق شناخت بخش های الکترونیکی آن، که دارای قدرت محاسبه و منطق هستند بررسی می‌گردد. این تقسیم بندی به شرح زیر است:

۱- رایانه های نسل اول: دریچه های الکترونیکی (بیشترمکانیکی بوده اند)

۲- رایانه های نسل دوم: ترانزیستور

۳- رایانه های نسل سوم: مدارهای مجتمع (یاهمان ICها)

تحول رایانه ها ازیک نسل به نسل بعدی به دلایل زیر سودمند است:

۱- کوچک شدن اندازه رایانه

۲- بالارفتن ضریب اطمینان

۳- کاهش مصرف برق

۴- بالارفتن سرعت کار

۵- بالا رفتن قدرت خرید و پائین آمدن هزینه های کارکردن آن