باید توجه داشت که هدف نهایی ارزیابی عملکرد کارکنان،مبادله اطلاعات بین ارزیاب و کارکنان در جهت جلو گیری از عملکرد نا مطلوب و اصلاح آن و تشویق عملکردمطلوب کارکنان است.‌به این منظور باید در طی جلسه ارزیابی دقت نمود تا در جهت نتیجه گیری از مباحث حرکت شود (‌خوش‌وقتی،۱۳۸۵).

۲-۲-۵-۳) ابیدا و همکاران اظهار می‌کنند که ارزیابی عملکرد رضایت بخش دو نوع نتایج را نشان می‌دهد:

۱-این فرایند های تصمیم گیری بخش مسئولیت پذیری را برای مدیریت منابع انسانی از طریق تمرکز فعالیت هایش بر روی جنبه‌های سازمانی که در توسعه استراتژی شرکت مشارکت دارد را اصلاح می‌کند.

۲-آن سهم بهتری را از منابع فراهم می آورد و ارتباط مستقیم بین بررسی های منابع انسانی و ارزیابی استراتژی شرکت را مشخص می‌کند(Ubeda et.al,2007).

شکل۲-۱)اطلاعات معتبر ارزیابی عملکرد(زنجانی،۱۳۸۰،).

۲-۲-۶)کاربرد های ارزیابی عملکرد

از اطلاعاتی که در نتیجه ارزیابی عملکرد کارکنان به دست می‌آمد می توان

در موارد زیر استفاده نمود:

-برنامه ریزی نیروی انسانی:یکی از منابع تأمین نیروی انسانی مورد نیاز،نیروهای موجود در درون سازمان است.برای استفاده صحیح از این منبع،ضروری است که کیفیت،قابلیت ارتقاء و توانایی‌های بالقوه نیروهای شاغل در سازمان شناخته شوند و اطلاعات لازم درباره آن ها جمع‌ آوری گردد.در صورت طراحی درست،اطلاعاتی که به وسیله سیستم ارزیابی به دست می‌آید می‌تواند به طور دقیق

و صحیح،نقاط ضعف و قوت نیروهای درون سازمان را آشکارا سازد.ارزیابی معلوم می‌کند که آیا فرد،مهارت،تخصص و سایر شرایط لازم را به منظور احراز سمتی بالاتر دارد و برای ترفیع مقام آماده است یا اینکه حتی دارای دانش و مهارت های لازم برای انجام شایسته شغل فعلی خویش هم نیست.اگر مشخص گردد که مشکل ناشی از آموزش نیست-یعنی اگر بدانیم که نمیتوان کم کاری یا بی اثری کارمند را با آموزش رفع نمود-چاره ای جز انتقال،تنزل مقام یا حتی اخراج فرد از سازمان نخواهد بود.

-کارمند یابی و انتخاب:نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد کارکنان فعلی سازمان می‌تواند در پیش‌بینی عملکرد آتی کسانی که می‌خواهیم انتخاب و استخدام نماییم،مفید واقع شود.برای مثال،ممکن است ارزیابی کار کنان نشان دهد عملکرد کسانی که دارای درجه تحصیلی خاصی هستند و یا از دانشگاه های بخصوص فارق التحصیل شده اند،بهتر از سایر کارکنان می‌باشد.چنین اطلاعاتی به طور دقیق،فرایند جذب نیرو را تحت تأثیر قرار خواهد داد:زیرا با داشتن این قبیل اطلاعات،مسئولان سازمان برای کسانی که دارای ویژگی های بخصوص باشند،ارزش بیشتری قائل می‌شوند یا اصولا به دنبال چنین کسانی می‌روند.

-تعیین روایی آزمون‌های استخدامی:عملکرد فرد بعد از استخدام،معیاری است که به وسیله آن می توان روایی آزمون‌های انتخاب شده رضایت بخش باشد،آزمون‌های استخدامی دارای روایی خواهند بود

و بر عکس،اگر عملکرد وی ضعیف باشد،این آزمونها فاقد روایی هستند.‌بنابرین‏،نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد کارکنان،شاخص و مقیاس سودمندی برای تعیین اعتبار و روایی آزمون‌های استخدامی است و به مسئولان سازمان و طراحان این نوع آزمونها کمک می‌کند تا در صورت لزوم،اصلاحات لازم را در آن ها به عمل آورند.

-آموزش و تربیت کاکنان:بخشی از اطلاعاتی که از ارزیابی عملکرد به دست می‌آید،به سازمان در تعیین نیازهای آموزشی کمک می‌کند بدین معنی که اگر معلوم شود عملکرد ضعیف کامند ناشی از فقدان آموزش است،مسئولان مربوط می‌توانند با برگذاری دوره های آموزشی مناسب،این کاستی را

از بین ببرند.پس نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان،اولأ در تعیین نیازهای آموزشی سازمان و ثانیأ در تعیین نوع مهارت‌های بخصوصی که بیشتر مورد نیاز سازمان است،نقش مهمی دارد.همچنین ارزیابی عملکرد کارکنان،معلوم می‌کند که در کجا و در چه واحد و دایره ای در سازمان نیاز به چه آموزشی وجود دارد.البته نباید تصور کرد که وجود یک سیستم ارزیابی عملکرد در سازمان،به خودی خود ضمانتی برای آموزش و تربیت شایسته کارکنان خواهد بود؛ولی اطلاعات حال از ارزیابی عملکرد،کار تعیین نیازهای آموزشی را ساده تر می کند.

-تعیین مسیر شغلی:عملکرد کارمند در شغلش نشان دهنده توانایی‌های بالفعل و بالقوه و همچنین نقاط ضعف و قوت اوست.در نتیجه با ارزیابی فرد و کسب اطلاعاتی در این زمینه می توان مسیر شغلی فرد را در سازمان ترسیم نمود.منظور از “مسیر شغلی”مشاغلی است که در طی عمر کاری فرد در سازمان،یکی پس از دیگری به او واگذار می شود.

-حقوق و مزایا:یکی از عوامل بسیار مؤثر در افزایش پرداخت،اطلاعاتی است که از ارزیابی چگونگی فرد به دست آمده است.امروزه اکثر مدیران و مسئولان معتقدند که باید با افزودن به حقوق و دستمزد،به کار و عملکرد برجسته ی کارکنان،پاداشی مشهود و ملموس داد.پرداخت پاداش به خاطر عملکرد خوب،نقش بسیار مهمی در ایجاد انگیزه بای ادامه ی آن خواهد داشت.تحقیقاتی که در این زمینه انجام گرفته حاکی از این است که تنبیه فرد به خاطر عملکرد ضعیف او نمی تواند در دراز مدت چندان مؤثر باشد و باعث عملکرد بهتر و تلاش بیشتر وی شود.بعلاوه اگر کارکنان قوی همان حقوق و مزایایی را دریافت کنند که کارکنان عادی یا ضعیف دریافت می نمایند،به تدریج انگیزه خود را از دست می‌دهند و تبدیل به کار کنان عادی می‌گردند.‌بنابرین‏،برای تشویق کارکنان به عملکرد خوب و مؤثر،سازمان باید سیستمی منصفانه برای ارزیابی عملکرد کارکنان طراحی کند و با اجرای صحیح آن به کارکنان برجسته و قوی پاداش دهد.

-شناخت استعدادهای بالقوه کارکنان:بنا ‌به این گفته که”گذشته چراغ راه آینده است”،در مواردی همزمان با ارزیابی عملکرد کارمند،استعدادها و توانایی‌هایی بالقوه او نیز سنجیده می شود و بر این اساس،مشاغلی که احتمال می رود فرد در انجامشان موفقتر باشد به عهده او گزارده می شود.ولی عملکرد گذشته فرد،همیشه معیار خوبی برای پیش‌بینی عملکرد او در آینده نخواهد بود و موفقیت در انجام مؤثر کاری بخصوص ‌به این معنا نیست که فرد به همان اندازه،در کار دیگری موفق باشد.تأکید بیش از اندازه بر مهارت‌های لازم برای تصدی مشاغل بالاتر(بخصوص مشاغل مدیریتی)،از اشتباهاتی است که معمولأ رخ می‌دهد و باید از آن بر حذر بود.

ارزیابی عملکرد می‌تواند ابزار بسیار مفیدی در دست مدیریت باشد،ولی به عنوان یک نتیجه گیری کلی باید از آن همیشه به گونه ای که باید،استفاده نمی گردد(همان منبع،ص۲۱۵-۲۱۷)

سیستم های ارزیابی عملکرد هنگامی می‌تواند مؤثر باشد که از شاخص‌های واقعی،که ارتباط مستقیم با شغل دارند،استفاده شود(همان منبع،ص۲۱۸).

۲-۲-۷)مراحل ارزیابی