۲-۱۰- کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی

‌تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی مدیران را قادر می‌سازد تا با سازمان ، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری بر قرار نمایند . فایده هایی که این تکنولوژی برای فرایند مدیریت داشته است به شرح زیر می‌باشد:

۲-۱۱- مشارکت بیشتر در تصمیم گیری

مدیران برای ایجاد ارتباط بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنند . با بهره گرفتن از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌توان مقدار وقتی که در این راه صرف می‌نمایند یا تلاشی که آنان در این باره می‌کنند کاهش داد ، به ویژه زمانی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار دارند . برای مثال کسی که می‌خواهد محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی فرستاد و در رابطه با ویژگی محصول جدید نظر خواهی کرد . او بیش از ۱۵۰ پیشنهاد از هر گوشه ی از جهان دریافت کرد ، که تقریباً همه آن ها از کسانی بودند که وی هیچ آشنایی با آن ها نداشت . گذشته از این ، نتیجه تحقیقات نشان می‌دهد که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می‌شود که تماسهای بین مدیران رده بالا ورده پایین سازمان افزایش یابد . مدیران رده میانی سازمانی می‌توانند به صورتی مستقیم با مدیر تماس بگیرند ، و یک معاون می‌تواند به صورت مستقیم با مهندس یک طرح بر قرار نماید . در یکی از برگ ترین خرده فروشی‌های دنیا که انواع شیرینی و شکلات تولید و عرضه می‌کند ، کارکنان واحد ها و شاخه‌های مختلف سازمان با بهره گرفتن از سیستم ارتباط الکترونیکی به صورتی مستقیم با مدیر عامل تماس می‌گیرد و دیدگاه ها ی نشریه‌های خود را درباره محصولات شرکت رقیب و واکنش مشتریان به اطلاع وی می‌رسانند شرکت زیراکس توانست با بهره گرفتن از این سیستم ، مشارکت مدیران ارشد را در تصمیم گیریها از پانزده نفر به حدود یکصد نفر برساند ، و این اندیشه است که تعداد را به ۵۰۰ مدیر افزایش دهد .

۲-۱۱-۱- افزایش سرعت در تصمیم گیری

استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می‌شود که مدیران زمان و وقتی را که صرف گرد همایی‌های مربوط به تصمیم گیری نماید ، کاهش دهند. تکرار پیام ها کاهش یابد و گروه‌های ذینفع می‌توانند به صورت مستقیم با ‌یک‌دیگر تماس بر قرار کنند . برای مثال ،شرکت زیراکس توانست زمان جلسه یا گرد همایی را ( بااستفاده از سیستم کامپیوتری جدید ) کاهش دهد . پیش از تشکیل جلسه هیچ لازم نیست که نوشته یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شود . هر واحدی طرح خود را به صورت پیام الکترونیکی ، پنج روز پیش از تشکیل جلسه ، می‌دهد ، و هر یک از مدیران عالی اجرایی آن را مطالعه می‌کنند . زمان جلسه کوتاه است ، زیرا هر یک از آن ها ، پیش از آن به حد کافی ، برای مسئله مورد نظر وقت صرف کرده‌اند .

۲-۱۱-۲- افزایش سرعت در شناسائی مسائل

با بهره گرفتن از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی فعالیت‌های سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار می‌گیرد . برای مثال ، داده های مربوط به فروش و تحقیقات بازار ( از نظر خرده فروشی ها و بررسی‌های انجام شده ) بیشتر در دسترس مدیران قرار می‌گیرند . مدیران می‌توانند به صد ها مخزن اطلاعاتی ، درباره صنعت ، امور مالی و الگو‌های آماری دسترسی داشته باشند . این سیستم اطلاعاتی برای سازمان ها و مدیران چنین امکانی را به وجود می‌آورد که بتوانند حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنه‌های بسیار وسیع تر جمع‌ آوری نمایند . برای مثال ، مدیر عامل یک شرکت بزرگ خرده فروشی می‌گوید من می‌توانم از هر یک از واحد ها و فروشندگان‌های خود اطلاعات گوناگون بگیرم . مثلاً می‌دانم که چه مشتریانی درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی پرسش داشته اند ( زیرا آنان نسبت به ماده خاصی حساسیت دارند ) و سر انجام این که ، من درباره هر گونه اظهار نظر مشترسان درباره انواع شیرینی هایی که تولید و عرضه می‌کنیم آگاهی می‌یابم( دفت، ۱۳۷۷: ۲۵۰).

۲-۱۲- طرح ریزی سازمان

اینک سازمان ها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمانی دارد پی برده اند . نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده ، به شرح زیراست :

۲-۱۲-۱- کاهش ارتفاع هرم سازمان

کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمان ها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند . یک سازمان که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرد ، به جای اینکه سلسله مراتب اداری را دقیق رعایت کند، سعی کرد به کارکنان و اعضای سازمان اختیارات بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از سیزده به چهار کاهش داد . نمونه دیگر شرکت بیمه « آتنا » است که با بهره گرفتن از تکنولوژی اطلاعات تیم‌هایی جایگزین سیستم سرپرستی قدیمی‌کرد که به سلسله اختیارات منسوخ کار می‌کردند .

۲-۱۲-۲- تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر

با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان ، کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود . مدیرانی که می‌خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می‌توانند از این تکنولوژی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع‌ آوری کرده و تصمیمات بیشتری بگیرد ، که اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت . از سوی دیگر ، مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریتی خود را غیر متمرکز کنند می‌توانند با بهره گیری این تکنولوژی، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیم گیری ها و استقلال و خود مختاری آنان بیافزایند . فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در صحنه کاربرد این تکنولوژی ( در جهت متمرکز بودن یا غیر متمرکز ساختن مدیریت ) نقش اصلی را ایفا می‌کند .

۲-۱۲-۳- بهبود هماهنگی

شاید یکی از بزرگترین ره آورد‌های تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری بر قرار نمایند ، حتی زمانی که دفاتر یا فروشگاه ها در نقاط مختلف دنیا پراکنده اند .سه روش حاصل از کاربرد این تکنولوژی ( یعنی سیستم پیام دهنده الکترونیکی ، سیستم اطلاعات مدیران اجرایی و تشکیل میز گرد از راه دور ) مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند و از فعالیت ها ونتایج کار یکدیگر آگاه شوند . سیستم کامپیوتری کانال‌های ارتباطی جدیدی به وجود می‌آورد که این مدیران می‌توانند از آن استفاده کنند . به صورت یک گروه در این دو دارای رفتار گروهی گردند . این تکنولوژی در راه از میان برداشتن سد ها به مدیران کمک می‌کند و نوعی احساس گروهی خلق می‌کند ، که در نتیجه یک هویت سازمانی به وجود می‌آید ( یعنی همان چیزی که پیش از آن وجود نداشت ).

۲-۱۲-۴- شرح دقیق تری از وظایف